Privacyverklaring

1. Wie ben ik?

Ik ben Leen Lavens, leerkracht en kindercoach, Praktijk Pilaar Gentbrugge, ondernemingsnummer 1043.447.707, e-mail leen.lavens@gmail.com, telefoon 0493 62 49 20. Ik ben verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die je mij toevertrouwt. Ik werk vanuit Praktijk Pilaar maar verwerk de gegevens van mijn cliënten zelfstandig. Praktijk Pilaar heeft enkel inzicht in de gedeelde agenda (dag en uur van afspraken), niet in de inhoud of namen van sessies.

2. Welke gegevens verwerk ik?

• Via het contactformulier: naam van de ouder, e-mailadres, telefoonnummer, voornaam en leeftijd van je kind, gewenste aanbod, korte omschrijving van de hulpvraag en beschikbare momenten.
• Tijdens de begeleiding: notities en sessieverslagen (thema’s, wat werkt, afspraken) en de gekozen oefeningen. Een hulpvraag of verslag kan gegevens bevatten over het welzijn of de gezondheid van je kind. Dat zijn bijzondere persoonsgegevens, die ik enkel verwerk met jullie uitdrukkelijke toestemming.
• Enkel met aparte toestemming: audio-opnames van sessies, foto’s of video’s, en informatie die ik uitwissel met school of andere begeleiders.
• Voor de administratie: gegevens die nodig zijn voor facturatie en boekhouding.

3. Waarom en op welke grondslag?

4. Wie krijgt toegang tot de gegevens?

Enkel ikzelf. Ik gebruik zorgvuldig gekozen dienstverleners voor opslag en communicatie (zoals Google voor Forms, e-mail, Google Drive en mijn boekhouder). Met hen zijn afspraken gemaakt over de bescherming van gegevens. Ik verkoop je gegevens nooit en gebruik ze niet voor reclame. Ik deel gegevens enkel met school of andere begeleiders als je daar schriftelijk toestemming voor geeft.

5. Opnames van sessies

• Ik neem enkel op met schriftelijke toestemming van de ouders én van het kind. Zegt het kind nee, dan neem ik niet op, ook al zijn de ouders akkoord.
• Het doel is enkel mijn voorbereiding en verslag. Ik beluister de opnames alleen zelf en deel ze met niemand.
• Opnames staan op een beveiligd toestel en worden gewist zodra het verslag klaar is, en uiterlijk 4 weken na de sessie.
• Weigeren of je toestemming intrekken kan altijd en heeft geen gevolgen voor de begeleiding.

6. Hoelang bewaar ik gegevens?

• Aanvragen zonder vervolg: maximaal 6 maanden.
• Dossier en verslagen: tot 2 jaar na het einde van de begeleiding.
• Facturen en boekhoudkundige gegevens: 7 jaar, zoals de wet voorschrijft.

7. Hoe beveilig ik de gegevens?

Digitale gegevens staan op toestellen en accounts met een wachtwoord en tweestapsverificatie. Papieren notities bewaar ik in een privékast. Ik verwerk niet meer gegevens dan nodig.

8. Jouw rechten

Je hebt het recht om je gegevens in te kijken, te laten verbeteren of te laten wissen, de verwerking te beperken, bezwaar te maken en je toestemming op elk moment in te trekken. Ook een kind heeft rechten, en ik luister naar wat het kind zelf wil. Mail me gerust, ik antwoord binnen een maand.

9. Een klacht indienen

Ben je niet tevreden? Neem dan eerst contact met mij op. Je kan ook klacht indienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit, Drukpersstraat 35, 1000 Brussel, contact@apd-gba.be, www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

10. Website

Voor het hosten van onze website en het verzamelen van gegevens via contact- of inschrijfformulieren maken wij gebruik van de diensten van Combell en Google Forms. Beide partijen treden hierbij op als verwerker in opdracht van ons.

Combell (websitehost)

Onze website wordt gehost door Combell, een Belgische hostingprovider.

• Gegevensopslag: zoals bij elke website houdt de server technische logbestanden bij (zoals IP-adres, tijdstip en bezochte pagina’s), om de website veilig en goed werkend te houden. Via de website worden geen betalingen verwerkt.
• Cookies: deze website plaatst geen cookies en gebruikt geen analyse- of advertentietools. Lettertypes en beelden worden van onze eigen server geladen. Daarom is er ook geen cookiebanner.
• Privacybeleid: voor meer informatie over hoe Combell met gegevens omgaat, kun je het privacybeleid van Combell raadplegen.

Google Forms & Google Sheets (formulieren en opslag)

Voor onze intakes, aanmeldingen en hulpvragen maken wij gebruik van Google Forms. De binnengekomen reacties worden door ons overzichtelijk en veilig opgeslagen in een gekoppelde Google Spreadsheet.

• Welke gegevens verzamelen wij: wanneer je ons formulier invult, vragen wij naar je naam, leeftijd, e-mailadres, telefoonnummer, beschikbaarheid en de specifieke inhoud van je hulpvraag.
• Doel en opslag: wij gebruiken deze gegevens uitsluitend om contact met je op te nemen, je beschikbaarheid af te stemmen en je hulpvraag correct te kunnen beoordelen en behandelen. De ingevulde gegevens worden opgeslagen op de beveiligde cloudservers van Google. Deze informatie is strikt vertrouwelijk en alleen toegankelijk voor ons.
• Bewaartermijnen: wij bewaren je gegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel van de verwerking. Wij hanteren de volgende specifieke bewaartermijnen:
  • Aanvragen zonder vervolg: maximaal 6 maanden na ontvangst.
  • Cliëntdossiers en verslagen: tot 2 jaar na het einde van de begeleiding.
• Beveiliging: de gegevensuitwisseling tussen jouw browser en de servers van Google is versleuteld met een beveiligde SSL/TLS-verbinding. Google gebruikt jouw ingevulde persoonsgegevens en antwoorden niet voor eigen (advertentie)doeleinden.
• Privacybeleid: voor meer informatie over de gegevensverwerking door Google kun je het privacybeleid van Google raadplegen.